Utstasjonering – 5 kritiske faser

Fase 1. Forberedelse/utforming av internasjonal stilling 

Internasjonale arbeidstakere eksponeres for en svært kompleks kulturell kontekst, og forberedelser før kandidatutvelgelse og utsendelse forutsetter at HR/leder har god forståelse for hva som faktisk kreves av internasjonale arbeidstakere (eksempelvis tilpasningsprosess), i kombinasjon med innsikt i de spesifikke utfordringer som følger det aktuelle oppdraget. Denne innsikten er nødvendig for å utarbeide en god jobbeskrivelse, og å finne riktige seleksjonskriterier.

Sense leverer:
Kulturanalyse ved destinasjon, jobbanalyse, identifisering av seleksjonskriterier.

Fase 2. Seleksjon

Faglig og teknisk kunnskap og ferdigheter må alltid tillegges stor vekt i kandidatutvelgelsen. Likevel – forskning viser at kulturell kompetanse/kulturell sensitivitet er selve nøkkelen til effektiv utnyttelse av faglig kunnskap og ferdigheter, og til produktivt samarbeid med mennesker fra andre kulturer. Kulturell kompetanse er definert som individets evne til å gjenkjenne et mangfold av kulturelle verdier, og forstå hvordan og hvorfor disse verdiene uttrykkes gjennom ulike typer atferd. I praksis handler dette om evne og vilje til å akseptere annerledes atferd, og til å justere egen atferd der situasjonen krever det.

Sense leverer:

• Utvikling av kompetanseprofil, stillingsutlysning, referansesjekk
• Testing av individuell kulturell tilpasningsevne, personlighet, språk, med mer
• Tolkning av kandidatinformasjon og testresultater, deltakelse/rådgivning ved intervju og kandidatutvelgelse

Fase 3. Forberedelser før avreise

Å lede en utstasjonert medarbeider kan i seg selv by på utfordringer. For eksempel vil geografisk avstand, tidsforskjell, kulturforskjeller m.m., påvirke leders evne til å forstå hvilke problemstillinger den utstasjonerte faktisk står overfor. Det er derfor avgjørende at man i forberedelsesfasen definerer en grundig oppdragsforståelse, at man etablerer gode rutiner for kommunikasjon og rapportering, og videre – utvikler tydelige rolle-, ansvars- og forventningsavklaringer.

Det er også svært viktig at partner og barn involveres i forberedelsene før avreise. Det anbefales på det sterkeste å gjennomføre kartlegging av alle familiemedlemmers kulturelle kompetanse (kartlagt ved instrumentet Global Competency Inventory (GCI). GCI identifiserer 16 unike globale kompetanser som alle er avgjørende for å håndtere kulturelle forskjeller, og som ikke handler om faglig kompetanse). Særegne utfordringer og muligheter knyttet til destinasjon, rolle, interesser, barns alder, muligheter og begrensninger med mer, må også forstås.

Sense leverer:

• Oppdragsforankring mellom organisasjon – expat – vertsorganisasjon
• Kurs expat og familiemedlemmer:
• Kunnskapsheving om kultur, utstasjoneringsprosess for expat (jobb/ fritid) og partner/barn

GCI-testing av partner/barn. Opptrening av kulturell kompetanse i et individuelt og familietilpasset perspektiv.

Fase 4: Oppfølging underveis i oppdraget

Selve tilpasningsprosessen har sine egne faser kalt a) Honeymoon-fasen (0-2 mnd), b) Hangover-fasen (2-6 mnd), c) Flow-fasen (6 mnd +), og d) før og etter hjemkomst-fasen (hhv 6-4 mnd før avreise/0-2 år etter retur).

Hver av disse fasene byr på spesielle utfordringer for den utstasjonerte og hans/hennes familie. En av de viktigste årsaker til avbrutte opphold er at den utstasjonerte føler seg glemt av arbeidsgiver. Følelser som anger, hjemlengsel, ensomhet, fortvilelse, sorg og depresjon er svært vanlige blant utstasjonerte. Selv om disse følelsene kommer i ulik grad og styrke, vil det alltid være krefter som kan ha negativ innvirkning på den utstasjonertes arbeidssituasjon, og på familiens evne og vilje til å tilpasse seg/trives i nytt miljø. Forebygging av slike negative krefter krever systematisk oppfølging både på jobb og på privat arena.

Sense leverer:

• Milepælsoppfølging av organisasjon-expat-familie-vertsorganisasjon
• Psykologisk bistand, veiledning/rådgivning til alle aktører (etter avtale/ ved akutte hendelser/behov)

Fase 5: Planlegging og oppfølging før og etter hjemreise

Å reise tilbake til hjemland kan være vel så krevende som ved utreise. Et stort problem er ofte at tidligere stillinger blir ”for små” for den hjemvendte, nettopp fordi man har tilegnet seg en betydelig tilleggskompetanse i kraft av å arbeide og å bo i et internasjonalt miljø. Dette er en viktig årsak til den høye turnover-raten blant hjemvendte utstasjonerte; kolleger forstår ikke hva de har opplevd, og/eller, de kjeder seg fordi stillingen ikke er tilstrekkelig utfordrende. Slik renner verdifull global kompetanse ut av organisasjonen sammen med den kompetente medarbeideren som slutter.

Alle enkelttiltak som er nevnt over – med en tydelig rød tråd som involverer alle aktører gjennom hele utstasjoneringsprosessen – vil effektivisere prosessen betydelig. Slik kan man også øke sannsynlighet for trivsel og produktivitet blant de utstasjonerte og deres familier. På denne måten kan selskaper bidra til økt lønnsomhet ved utstasjoneringer, samt å redusere risiko for feilansettelser, mistrivsel under oppholdet, og for at global kompetanse forsvinner fra selskapet ved at den ansatte avvikler arbeidsforholdet etter hjemkomst.

Sense leverer:

Før hjemreise:

• Forberedelse før hjemreise for organisasjon – expat – familiemedlemmer
• Planlegge/avklare arbeidssituasjon, optimalisere utnyttelse av ervervet global kompetanse
• Forberede tilbakekomst/overgang til ny tilværelse i hjemland
• Tilrettelegge praktiske forhold

Etter hjemreise:

• Oppfølging, rådgivning, veiledning av organisasjon – expat (jobbsituasjon, global kompetanse, nettverk)
• Oppfølging, rådgivning, veiledning av familiemedlemmer