5 råd til ledere som vil redusere sykefraværet på arbeidsplassen

Det koster å ha høyt sykefravær. For bedriften dreier ofte kostnadene seg om tapt produksjonsevne og ekstra utgifter til vikarer. For den sykemeldte kan langvarig fravær medføre tap av viktige sosiale relasjoner, faste rutiner og opplevelsen av mening. Statistikken viser at jo lengre en person er sykemeldt, desto lavere er sannsynligheten for at vedkommende kommer tilbake til sitt arbeid. Av hensyn til både arbeidsplass, individ, og samfunnet som helhet, er det derfor et mål å holde flest mulig i arbeid.

Forebygging og reduksjon av sykefravær er viktige lederoppgaver. Fafo-rapport 2018:20 tok for seg virksomheter som over tid klarte å opprettholde et lavt sykefravær til tross for at de befinner seg i bransjer som kjennetegnes av et høyt sykefravær. Rapporten undersøkte både private og kommunale sykehjem og renholdsvirksomheter. Dette er arbeidsplasser som tradisjonelt er blitt beskrevet som fysisk og psykisk krevende, og der ansatte i mindre grad har mulighet til å utvise påvirkning og å være fleksible. Til tross for dette finnes det likevel virksomheter og avdelinger innen disse bransjene som klarer å fjerne eller å redusere risikofaktorer for høyt sykefravær.

Rapporten konkluderte med at virksomhetsledere, og særlig avdelingsledere, spiller en avgjørende rolle for å skape et godt arbeidsmiljø, samt en arbeidshverdag preget av færrest mulig belastninger for de ansatte.

Hvordan får disse lederne dette til?

I det følgende blir det presentert noen kjennetegn ved ledere som klarer å redusere sykefravær gjennom organisatoriske og ledelsesmessige grep, jf. den nevne Fafo-rapporten:

1. Kartlegg sykefraværet: Lederne ser etter mønstre i de ansattes sykefravær. Der det forekommer mønstre, slik som for eksempel regelmessig bruk av egenmelding i tilknytning til helg eller inneklemte dager, kan en samtale med den ansatte redusere dette fraværet betydelig. Videre er lederen opptatt av å avdekke fysiske, sosiale eller organisatoriske faktorer på arbeidsplassen som kan ha sammenheng med sykdom eller fravær.
2. Vær nær: Lederen ser sine medarbeidere i et 24-timers perspektiv, og forsøker å forstå den enkeltes sammensatte livssituasjon. Dette skaper et utgangspunkt for tillit og åpenhet mellom leder og ansatt, og det vil da kunne bli lettere for leder å oppdage om enkelte sliter fysisk eller psykisk. Som følge av at lederen er ”tett på” sine ansatte, involverer også lederen seg aktivt i oppfølging av den sykemeldte, og i tilbakeføringsarbeidet. Å be den ansatte ringe leder hver dag ved egenmeldt sykefravær, kan være ett konkret tiltak. På denne måten får leder informasjon om fraværets alvorlighetsgrad og forventede varighet.
3. Vilje til tilrettelegging: Lederen sørger for rettferdig arbeidsfordeling, og er kontinuerlig opptatt av å forebygge slitasje i arbeidsgruppen. Ved sykdom hos ansatte oppfordrer lederen til aktivitet, og til å komme på arbeid så fremt man ikke er smittebærer. Lederen er dermed opptatt av å finne den ansattes funksjonsevne, og å inkludere vedkommende på arbeidsplassen, også på dager som ikke er ”gode”. Den enkelte ansattes behov blir imidlertid vurdert i lys av behovene til arbeidsgruppen som helhet. Lederne vektlegger også de ansattes medvirkningsplikt, og forventer at den sykemeldte skal bidra til å finne mulige tilretteleggingsløsninger.
4. Sørg for trygghet og mestring: Lederen er opptatt av det psykososiale arbeidsmiljøet og de mellommenneskelige relasjonene. Det fokuseres på relasjonen mellom leder og ansatt, mellom ansatte, på kulturen på arbeidsplassen, og på organisatoriske forhold for øvrig. Lederen er også opptatt av at de ansatte skal oppleve mestring i arbeidet sitt. Samtidig kommuniserer leder klare mål, ansvarsområder, og tydelige forventninger til sine ansatte når det kommer til utførelse av arbeidet.
5. Holdningsarbeid: Lederen formidler sine oppfatninger av hva som karakteriseres som sykdom. Lederen er også opptatt av å påvirke ansattes holdninger til for eksempel bruk av egenmeldingsdager. Leder understreker at sykefravær ikke er en privatsak. Lederen understreker også betydningen av de ansattes tilstedeværelse, både for kollegers og for bedriftens del. Lederne jobber aktivt med å skape en nærværskultur som baseres på ansattes ønske og motivasjon til å komme på arbeid.

Det er ikke slik at det finnes en universell løsning på sykefraværsproblematikken. Den samme oppskriften passer ikke nødvendigvis i alle virksomheter. Leders rolle er imidlertid en nøkkelfaktor som blir understreket i majoriteten av rapporter og forskningsartikler om temaet: Ledere som er opptatt av både helsefremmende, forebyggende og reparerende tiltak, har større sannsynlighet for å lykkes i sykefraværsarbeidet. Leders relasjonskompetanse kan derfor anses å være fellesnevneren for de lederne som evner å redusere sykefraværet. En relasjonsorientert lederstil/tilpasset ledelse (Jan Spurkeland) vier oppmerksomhet til ansattes motivasjon, totalbelastning og individuelle behov. Leders kompetanse om relasjoner er et essensielt bidrag til å utvikle et godt samspill på arbeidsplassen. Slik øker trivsel og produktivitet i organisasjonen, noe som igjen bidrar til å forebygge fravær.

Se også: Relasjoner som forutsetning for prestasjoner